Tugas Pokok & Fungsi

Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil :

1. KEPALA DINAS

Mempunyai tugas memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasi pelaksanaan tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam menyelenggarakan kewenangan rumah tangga Kabupaten ( desentralisasi)  dalam bidang Kependudukan dan Catatan Sipil yang menjadi kewenangan tugas-tugas lain sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Bupati berdasarkan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Fungsi :

§  Perumusan Kebijakan Teknis di bidang Kependudukan dan Catatan Sipil

§  Penyusunan dan Penetapan program kerja dalam rangka pelaksanaan tugas

§  Penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum Bidang Kependudukan dan Catatan Sipil.

§  Penyelenggaraan kebijakan dibidang Kependudukan dan Catatan Sipil yang ditetapkan oleh Bupati

§  Pemberian Informasi saran dan pertimbangan di bidang Kependudukan dan Catatan Sipil kepada Bupati sebagai bahan untuk menetapkan  kebijaksanaan atau membuat keputusan.

§  Penyelenggaraan koordinasi dan mengadakan hubungan kerjasama dengan semua Instansi, untuk kepentingan Pelaksanaan Tugas.

§  Pembinaan terhadap personil Dinas, UPTD dan Jabatan Fungsional dalam rangka pelaksanaan tugas di bidang Kependudukan dan Catatan Sipil.

§  Pelayanan Administrasi.

§  Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang tugasnya.

2. SEKRETARIAT

Sekretariat adalah unsur pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas.

Mempunyai tugas mengkoordinasikan, mengatur tertib penyelenggaraan Administrasi umum, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, keuangan, tata laksana, kehumasan, perencanaan, monitoring, dan evaluasi dan pelaporan di lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Fungsi : 

1.     Pelaksanaan Koordinasi penyusunan rencana stategis Bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

2.     Pelaksanaan Koordinasi Penyusun rencana Program, Anggaran, Pelaporan, pembinaan organisasi, dan tata laksana serta melakukan monitoring dan evaluasi  pelaksanaannya di lingkup Dinas.

3.     Pengelolaan Administrasi surat menyurat, pengurusan rumah tangga, perlengkapan serta pembinaan personil.

4.     Pengelolaan Administrasi Keuangan.

5.     Pelaksanaan Pengelolaan Administrasi Kepegawaian.

6.     Pelaksanaan pembinaan organisasi dan tatalaksana serta Informasi mengenai Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

7.     Pelaksanaan kegiatan hubungan masyarakat Dokumentasi dan Informasi mengenai Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

8.     Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Sub Bagian Bina Program mempunyai Tugas Melaksanakan pengolahan dan penyajian data informasi bidang kependudukan dan pencatatan sipil, penyusunan rencana kerja dan anggaran serta evaluasi kinerja Dinasa di bidang Kependudukan dan pencatatan sipil.

Rincian tugas Sub Bagian Perencanaan adalah sebagai berikut :

1.     Menyiapkan usulan, perubahan dan pembahasan rencana kerja dan anggaran dinas;

2.     Mengumpulkan, menganalisis, dan menyajikan data informasi kependudukan dan pencatatan sipil;

3.     Menyiapkan bahan perumusan rencana dan penyusunan program serta memfasilitasi dan melaksanakan kerjasama dibidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil;

4.     Menyiapkan bahan koordinasi perencanaan program Kependudukan dan Pencatatan Sipil;

5.     Menyiapkan bahan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP);

6.     Menyiapkan bahan dan melaksanakan monitoring dan evaluasi program serta menyiapkan bahan laporan kegiatan;

7.     Menyiapkan bahan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Bina Program;

8.     Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.

Sub Bagian  Keuangan mempunyai tugas :

Menyiapkan Bahan untuk menyusun penyelenggaraan anggaran program yang meliputi penggunaan anggaran, perbendaharaan penerimaan dan pembendaharaan barang serta urusan akuntansi, verifikasi, tindaklanjut LHP dan perlengkapan Dinas. 
Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :

1. Menyiapkan bahan - bahan untuk menyusun rencana program dan kegiatan anggaran Sub Bagian Keuangan.

2.     Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun konsep pentunjuk teknis operasional Sub Bagian Keuangan.

3.    Menyiapkan bahan-bahan penyusunan pengelolaan anggaran yang meliputi pengguna anggaran, bendahara pengeluaran, bendahara penerimaan dan bendahara barang serta bendahara pengeluaran pembantu

4.     Melaksanakan pengelolaan pelaksanaan anggaran secara berkala.

5.     menghimpun, mengklasifikasi dan melakukan telaahan database perencanaan dan anggaran.

6.     Menyiapkan bahan-bahan untuk usulan perubahan anggaran dan penyesuaian anggaran.

7.    Menyusun konsep-konsep untuk petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis di bidang pengelolaan administrasi keuangan.

8.  Menyusun perencanaan kebutuhan barang dan mendistribusikan barang perlengkapan.

9.  Mengumpulkan/mengolah data keuangan untuk bahan penyusunan laporan keuangan.

10. Menyiapkan bahan penyusunan rencana penerimaan dan anggaran belanja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, baik belanja langsung maupun tidak langsung.

11. Melaksanakan Verifikasi pertanggungjawaban keuangan dan bimbingan tindaklanjut hasil pemeriksaan (LHP).

12. Menyusun standarisasi harga dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam rangka pengadaan barang dan jasa.

13. Penyusun pembentukan Panitia pengadaan barang dan jasa selama 1 (satu) tahun anggaran.

14. Melakukan pengelolaan penggunaan barang perlengkapan dinas.

15. Melakukan inventarisasi barang perlengkapan dinas.

16. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Keuangan.

17. Memotivasi dan melakukan penilaian prestasi kerja para staf dibawahnya.

18. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan  bidang tugasnya.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :

Melaksanakan pengelolaan, pembinaan dalam arti melakukan urusan ketatausahaan,   perlengkapan, kerumahtanggaan, pelaksanaan kegiatan hubungan masyarakat, dokumentasi, pembinaan administrasi kepegawaiaan

Rincian tugas Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan bahan-bahan untuk menyusun rencana program dan kegiatan anggaran Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

2. Menyiapkan bahan-bahan untuk meyusun konsep-konsep petunjuk teknis operasional Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

3. Menghimpun mengklasifikasi dan melakukan dokumentasi peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan administrasi kependudukan pencatatan.

4. Menyiapkan pelayanan administrasi surat menyurat serta penataan dan pengarsipan.

5. Mengatur, menyediakan Alat Tulis Kantor, penggunaan stempel, operator telepon, pramutamu, pengemudi kendaraan dinas operasional.

6. Melakukan pemantauan dan telaahan masalah-masalah dalam pelaksanaan hukum, perundang-undangan, organisasi dan ketatalaksanaan, pengelolaan dan pembinaan kepegawaian di Bidang Kependukdukan Pencatatan Sipil.

7. Menyelenggarakan administrasi barang inventarisir Dinas mulai dari rencana kebutuhan, pengadaan, penomoran inventaris ruangan, sampai penghapusan inventaris.

8. Menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan kehumasan, dokumentasi, informasi dan koordinasi pelaksanaan pameran.

9. Menyiapkan bahan pengusulan kebutuhan formasi pegawai, kenaikan pangkat, pembantuan/perpindahan wilayah, pembayaran gaji dan batas usia pensiun karena telah mencapai batas usia.

10. Menyiapkan bahan pelaksaan mutasi, meliputi peningkatan stasus, pengankatan dalam jabatan, penyusuaian ijazah, peninjauan masa kerja, pemberhentian sementara, perberhentian dan pensiun.

11. Menyiapkan pelaksaaan pelayanan penyelesaian Karpeg, Karis/Karsu, Askes, Taspen, Cuti, Kenaikan Gaji Berkala, pemberian penghargaan PNS/ASN.

12. Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian, meliputi absen, pelaksanaan apel, pembinaan mental, tindakan administratif, promosi, pendidikan dan oelatihan dan tugas /Izin Belajar.

13. Menyiapkan berkas pengiriman sumber daya manusia untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan, kursus dan pembinaan lainnya di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

14. Menyiapkan laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

15. Memotivasi dan melakukan penilaian prestasi kerja para staf dibawahnya.

16. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.

3. BIDANG PELAYANAN  PENDAFTARAN KEPENDUDUKAN

Bidang Pelayanan Kependudukan adalah unsur pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan   bertanggungjawab kepada Kepala Dinas.

Tugas : Melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatn Sipil di bidang Administrasi Kependudukan dalam rangka melaksanakan tugas pelayanan dan penerbitan KTP dan KK, pelayanan Dokumen Mobilitas Kependudukan

Fungsi :

1.     Penyiapan perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanana kependudukan.

2.     Penyelenggaraan urusan pemerintahan umum dan pelayanan umum di bidang pelayanan kependudukan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

3.     Pencatatan dan Pemutahiran biodata penduduk serta penerbitan Nomor Induk Kependudukan    (NIK)

4.     Pendaftaran perubahan alamat.

5.     Pendaftaran pindah datang penduduk dalam wilayah Republik Indonesia.

6.     Pendaftaran Warga Negara Indonesia tinggal sementara.

7.     Pendaftaran penduduk rentan Administrasi Kependudukan.

8.     Penerbitan dokumen Kependudukan.

9.     Pemantauan, evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan urusan di bidang pelayanan kependudukan.

10.  Pelaksanaan tugas lain yang di berikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan dan fungsinya.

§  Seksi Pelayanan dan Penerbitan KTP dan KK mempunyai tugas :

1.     Merencanakan, mempersiapkan bahan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pendaftaran serta mengolah data untuk pemberian Nomor Induk Kependudukan ( NIK )

2.     Mempersiapkan bahan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pendaftaran serta mengolah data untuk penerbitan Kartu Keluarga.

3.     Mempersiapkan bahan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas serta mengolah data untuk Penerbitan Kartu Tanda Penduduk, Sementara dan Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

4.     Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh Kepala bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

§  Seksi Pelayanan Dokumen Mobilitas Kependudukan mempunyai tugas :

1.     Melakukan penyiapan bahan, pengumpulan data, pemeriksaan dan penelitian berkas mutasi data penduduk

2.     Pengelolaan pendaftaran dan pencatatan administrasi mutasi data perpindahan dan kedatangan penduduk WNI dan WNA.

3.     Pengelolaan pendaftaran dan pencatatan perubahan data mutasi penduduk WNI dan WNA.

4.     Melakukan evaluasi dan penyusunan pelaporan pelayanan kependudukan.

5.     Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

4. BIDANG INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

Bidang Informasi Administrasi Kependudukan adalah pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

Tugas : Melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di bidang Informasi Administrasi Kependudukan dalam rangka pelaksanaan tugas desentralisasi.

Fungsi :

1.     Penyiapan perumusan kebijakan tekhnis dibidang pengelolaan informasi administrasi

2.     Penyelenggaraan urusan pemerintahan umum dan pelayanana umum di bidang pengelolaaan informasi administrasi sesuai dengan ketentuan perundang-undang.

3.     Pelaksanaan pengolahan data pengelolaaan teknologi di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil

4.     Menyusun grafik dan statistik Kependudukan

5.     Memberikan layanan Informasi administrasi dan Dokumentasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

6.     Pendataan perkembangan penduduk secara rutin

7.     Pelaksanaan Validasi data penduduk berkelanjutan.

8.     Pemantauan Evaluasi penyusunan laporan data pelaporan data penduduk.

9.     Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugassnya.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan dan fungsinya.

§  Seksi Data Perkembangan Kependudukan mempunyai Tugas :

1.    Melaksanakan pengolahan data Pengelolaan Teknologi.

2.    Memberikan layanan Informasi dan Dokumentasi Kependudukan

3.    Melaksanakan pengelolaan informasi administrasi dan dokumentasi kependudukan.

4.    Melaksanakan Validasi dan Penduduk berkelanjutan

5.    Melakukan Pendataan perkembangan penduduk secara rutin.

6.    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya

§  Seksi Evaluasi dan Pelaporan Data Kependudukan mempunyai tugas menyelenggarakan, perencanaan, pelaksanaan evaluasi, koordinasi dan penyusunan laporan Seksi dan Pelaporan Data Kependudukan.

§  Rincian tugas Seksi Evaluasi dan Pelaporan Data Kependudukan adalah sebagai berikut :

1.    Melaksanakan Penyusunan Statistik Kependudukan

2.    Melaksanakan Penyusunan grafik Kependudukan.

3.    Melaksanakan validasi data kependudukan berkelanjutan.

4.    Melaksanakan Evaluasi dan Penyusunan pelaporan data penduduk.

5.    Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

5. BIDANG PELAYANAN PENCATATAN SIPIL

Bidang Catatan Sipil adalah Unsur pembantu Kepala Dinas yang dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas.

Tugas : Melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, pencatatan penduduk WNI dan WNA dalam rangka pelaksanaan tugas Desentralisasi.

Untuk melaksanakan Tugas sebagaimana dimaksud Peraturan ini, Bidang Catatan Sipil mempunyai Fungsi :

1.     Penyiapan perumusan kebijakan teknis di bidang pencatatan sipil.

2.     Penyelenggaraan urusan pemerintahan umum dan pelayanan umum di bidang   pencatatan sipil sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

3.     Pencatatan Kelahiran

4.     Pencatatan Lahir Mati

5.     Pencatatan Perkawinan

6.     Pencatatan Perceraian

7.     Pencatatan Kematian

8.     Pencatatan Pengangkatan Anak, Pengakuan Anak dan Pengesahan Anak.

9.     Pencatatan Perubahan Nama.

10.  Pencatatan Perubahan dan Pembatalan Akta.

11.  Pencatatan Peristiwa penting lainnya.

12.  Menertibkan Dokumen Kependudukan hasil Pencatatan Sipil.

13.  Penatausahaan Dokumen Pencatatan Sipil.

14.  Pemantauan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

§  Seksi Pelayanan Dokumentasi dan Evaluasi mempunyai tugas :

1.     Melaksanakan Pencatatan, Pendaftaran, Pemeriksaan dan Penelitian berkas Pencatatan pengolahan data serta penerbitan Akta bagi WNI dan WNA.

2.     Melaksanakan Pencatatan, Pendaftaran, Pemeriksaan dan Penelitian berkas Pencatatn pengolahan data serta penerbitan Akta Kematian bagi WNI dan WNA.

3.     Melaksanakan Pencatatan, Pendaftaran, Pemeriksaan dan penelitian berkas Pencatatan pengolahan data serta penerbitan Akta Perkawinan bagi WNI dan WNA.

4.     Melaksanakan Pencatatan, Pendaftaran, Pemeriksaan dan penelitian berkas Pencatatan pengolahan data serta penerbitan Akta Perceraian bagi WNI dan WNA.

5.     Melaksanakan Pencatatan, Pendaftaran, Pemeriksaan dan penelitian berkas Pencatatan pengolahan data serta penerbitan Akta Pengakuan dan pengesahan anak bagi WNI dan WNA.

6.     Melaksanakan menyimpan, mengamankan dokumen akta catatan sipil.

7.     Melaksanakan Laporan, Evaluasi menferifikasi dan mempalidasi kebenaran data akta catatan sipil.

8.     Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

§  Seksi Informasi dan Penyuluhan Catatan Sipil mempunyai tugas Menyelenggarakan, perencanaan, pelaksanaan evaluasi, koordinasi dan penyuluhan laporan Seksi Informasi dan Penyuluhan Catatan Sipil.

§  Rincian tugas Seksi Informasi Penyuluhan Catatan Sipil adalah  sebagai berikut :

1.     Memberikan layanan informasi catatan sipil

2.     Menyusun materi sosialisasi catatan sipil

3.     Menyusun materi penyuluhan catatan sipil

4.     Melaksanakan sosilisasi catatan sipil

5.     Melaksanakan Penyuluhan catatan sipil

6.     Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.


6. BIDANG PEMANFAATAN DATA DAN INOVASI PELAYANAN

Bidang Pemanfatan data dan Inovasi Pelayanan mempunyai tugas :
Merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis dibidang kerja sama administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.

Bidang Pemanfatan data dan Inovasi Pelayanan berfungsi :

1. Penyusunan perencanaan kerja sama administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.

2. Perumusan kebijakan teknis kerja sama administrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.

3. Pelaksanaan pembinaaan dan koordinasi pelaksanaan kerja sama administrasi kependudukan, pemanfataan data dan dokumen kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.

 4. Pelaksanaan kerja sama di bidang administrasi kependudukan.

5. Pelaksanaan pemanfaatan data dan dokumen kependudukan.

6. Pelaksanaan fasilitasi inovasi pelayanan administrasi kependudukan.

7.  Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kerja sama aministrasi kependudukan, pemanfaatan data dan dokumen kependudukan serta inovasi pelayanan administrasi kependudukan.

8. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

Bidang Pemanfaatan Data Dan Inovasi Pelayanan, membawahi :

@Seksi Kerjasama

Seksi Kerjasama mempunyai tugas :

Melaksanakan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan, koordinasi dan pelaksanaan kerja sama administrasi kependudukan

Rincian Tugas Seksi Kerjasama, Promosi dan Inovasi Pelayanan  adalah  :

1. Menyusun rencana operasional seksi kerjasama.

2. Menyusun kebijakan dan petunjuk teknis Seksi Kerjasama

3. Menyusun Anggaran operasional Seksi Kerjasama.

4. Melakukan koordinasi dan pelaksanaan Kerjasama dengan bidang/instansi terkait.

5. Melaksanakan Fasilitas kerjasama.

6. Membuat laporan hasil kegiatan Seksi Kerjasama yang dilaksanakan.

7. Memotivasi dan melakukan penilaian prestasi kerja para staff dibawahnya.

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.

@ Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan

 Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan Mempunyai tugas :

Melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pemanfaatan data dan dokumen kependudukan.

Rincian Tugas Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan adalah sbb :

1. Menyusun rencana operasional Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan.

2. Menyusun anggaran operasional Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan.

3. Menyusun Kebijakan dan petunjuk teknis pelaksanaan Seksi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan.

4. Koordinasi  Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan dengan bidang terkait.

5.  Membuat laporan hasil kegiatan Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan yang dilaksanakan.

6. Memotivasi dan melakukan penilaian prestasi kerja para staf dibawahnya.

7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugasnya.